Poilsiautojų kaime priėmimas ir aptarnavimas nėra paprastas trumpalaikis svečio priėmimas. Tai verslas, kuris turi daugybę normų ir reikalavimų. Knygelėje pateiktos pačios svarbiausios ir būtiniausios žinios pradedantiems kaimo turizmo verslą.

Kiekvienas mes lyg ir mokame priimti svečius. Rodos, ką čia ir bekalbėti, juk lietuviai nuo seno garsėja savo svetingumu ir vaišingumu. Bet poilsio kaime organizavimas – tai pilnas įvairių paslapčių, savitas verslas. Poilsiautojas atvykęs į kaimą nori pamiršti miesto įtampą, patirti naujus įspūdžius, maloniai praleisti laiką. Sodybos šeimininko uždavinys – patenkinti svečio lūkesčius, t.y. pasirūpinti svečio teigiamomis emocijomis.

Svečias – pats svarbiausias asmuo kaimo turizmo versle.

Kaimo turizmo versle svečių apgyvendinimas skiriasi nuo apgyvendinimo organizavimo viešbutyje, nes svečiai priimami gyventi į ūkininko sodybą, kur gyvena pats šeimininkas ir jo šeimos nariai,  svečius dažniausiai priima ir aptarnauja patys šeimininkai, o jie dažnai neturi pakankamai žinių apie svečių priėmimą ir aptarnavimą.

Visas kaimo turistų apgyvendinimo ciklą galima suskirstyti į atskiras fazes:

Iki atvykimo: užsakymų priėmimas ir kambarių rezervavimas.

Atvykus: įregistravimas, kambarių paskyrimas, raktų išdavimas, supažindinimas su tvarka, bagažo pristatymas.

Svečiuojantis: įvairios paslaugos.

Išvykstant; sąskaitų apmokėjimas, išregistravimas, bagažo išnešimas.

Iki atvykimo šeimininkas bendrauja su svečiais telefonu, atsiunči žinutę faksu arba elektroniniu paštu.  Labai svarbu atsakyti į kiekvieną svečio laišką, pranešti, kad jis yra laukiamas. Užsakymą reikia priimti tiksliai ir mandagiai. Priėmus užsakymą, svečiui rezervuojamas kambarys.

Kiekvienas kaimo sodybos šeimininkas turi turėti reikalingą dokumentaciją. Ją galima parengti patiems, arba pildyti tipinę. Tai: svečių išankstinio registravimo lapai arba knyga, kambarių užimtumo grafikas ir kiti. Priimant išankstinius užsakymus labai svarbu kambarių užimtumo grafike tiksliai pažymėti svečių atvykimo dieną. Galima paprašyti sumokėti tam tikro dydžio avansą. Pastoviems svečiams nereikia taikyti avansinio apmokėjimo. Svečių išankstinio registravimo vietoje turi būti tokie įrašai:

1. Svečio pavardė, vardas.

2. Kokio kambario prašoma.

3. Buvimo trukmė.

4. Kaina ir mokėjimo sąlygos.

5. Paslaugos, kurios užsakomos iš anksto.

6. Kaip ir kada užsakyta.

7. Svečio namų ir darbo telefono numeris.

8. Užsakymą priėmusio darbuotojo pavardė.

9. Pastabos.

Kiekvieną dieną reikia pasižiūrėti, ar atvyksta tą dieną svečiai, ar yra parengtas jiems kambarys.

Labai patogu kambarių rezervavimui turėti kompiuterinę rezervavimo sistemą. Tokiu atveju programa parengia ir kitus svečio apgyvendinimo dokumentus.

Kaimo turizme naudojama išankstinių užsakymų sistema. Galima pasirinkti šias užsakymų formas:

• Svečiai yra apgyvendinami turizmo agentūrų, su kuriomis sodybos šeimininkas yra sudaręs sutartis.
• Individualiai – svečių paieška ir užsakymų priėmimu rūpinasi pats šeimininkas.
• Naudojamos abi užsakymų formos.

Norint padidinti sodybų užimtumą darbo dienomis – siūloma Kaimo turizmo sodybos svečio paso idėja. Šiame pase būtų įrašomi sodybos šeimininko, sodybos svečio duomenys, taikomos nuolaidos ar jų sistema, įrašai apie svečio apsilankymus.